fungsi nomor surat pada surat dinas

            Setiap surat resmi terutama yangdikirm ke luar lingkungan organisasi hendaknya diberi nomor dan kode tertentu. Nomor surat sangat perlu dicantumkan karena berguna :

a)             Untuk memudahkan pengaturan surat, terutama penyimpanan dan penemuannnya kembali (ingat penyimpanan surat dengan sisitem nomor)

b)            Untuk mnegetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam periode tertentu (nomor surat sekaligus menunjukkan jumlah)

c)             Untuk penunjukan sumber dalam kegiatan surat-menyurat dengan cara menunjuk nomor surat yang dibalas atau yang ditindaklanjuti)

 

            Rangkaian nomor surat umumnya terdiri atas nomor urut, kode intern, bulan dan tahun pembuatan surat. Misalnya 08/MH/I/2010

  

1)   mengetahui banyaknya surat yang keluar;

2)   memudahkan pengarsipan surat;

3)   memudahkan mencari surat itu kembali jika dibutuhkan; dan

4)   memudahkan petugas pengarsipan.